Informace o zpracování osobních údajů

1. Kdo je správcem osobních údajů

Společnými správci osobních údajů jsou Daniel Hlaváč, Lukáš Schöbel, Milan Schöbel, Tomáš Adam, Vojtěch Šedivý, Vojtěch Šťastný, zakladatelé komunity GrowHub (dále jen „správci“).

V otázkách ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@grow-hub.cz.

Za zpracování údajů z přihlášky na konkrétní akci nebo workshop (část 8) odpovídají tíž správci. Pokud má daná akce vlastního organizátora s vlastním kontaktním e-mailem, slouží tento kontakt k domluvě ohledně samotné akce (změna termínu, dotaz k programu apod.), ne jako samostatný správce vašich údajů.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Z registračního formuláře získáváme následující údaje:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• město,
• e-mailovou adresu,
• informaci, od koho jste dostali doporučení nebo že jste se o komunitě dozvěděli jinak.

Tyto údaje jsou osobními údaji i v případě, že by nebyly uloženy společně se jménem, pokud je lze spojit s vaší e-mailovou adresou nebo jiným údajem, podle kterého vás můžeme určit.

Pokud se dobrovolně přihlásíte k newsletteru, evidujeme také informaci o udělení souhlasu, zejména jeho znění a datum a čas udělení nebo odvolání, abychom byli schopni souhlas doložit.

3. Proč a na jakém právním základě údaje zpracováváme

Registrace a služby komunity

Údaje používáme k přijetí a vyřízení vaší žádosti, komunikaci s vámi a poskytnutí přístupu do Discord komunity GrowHub. Jméno a příjmení dále používáme k přihlašování na workshopy, vedení seznamu přihlášených účastníků a organizaci workshopů. Datum narození používáme k poskytování narozeninových odměn členům komunity.

Právním základem je provedení opatření přijatých na vaši žádost před poskytnutím služby a následné poskytování služeb komunity podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Poskytnutí údajů označených ve formuláři jako povinné je nutné k vyřízení žádosti. Pokud je neposkytnete, nemůžeme vám pozvánku prostřednictvím tohoto formuláře zajistit.

Personalizované pozvánky na workshopy a ochrana nezletilých

Město používáme k tomu, abychom vám přednostně zasílali pozvánky na workshopy a komunitní akce, které se konají ve vašem okolí. Datum narození používáme k rozlišení věkových skupin a k tomu, abychom osobám mladším 18 let neposílali pozvánky na workshopy nebo akce spojené s alkoholem.

Právním základem je náš oprávněný zájem na zasílání relevantních pozvánek, omezení zbytečných zpráv a ochraně nezletilých členů komunity podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Pro tento účel vyhodnocujeme pouze město a věk člena. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku.

Vyhodnocení zdrojů registrací

Informaci o tom, od koho jste dostali doporučení nebo že jste se o komunitě dozvěděli jinak, používáme k vyhodnocení způsobů, kterými se noví členové o GrowHub dozvídají. Právním základem je náš oprávněný zájem na rozvoji komunity podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Také proti tomuto zpracování můžete vznést námitku.

Newsletter

Pokud zaškrtnete samostatné a předem nezaškrtnuté políčko pro newsletter, použijeme vaši e-mailovou adresu k zasílání novinek GrowHub a vaše jméno k osobnímu oslovení v těchto zprávách. Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas je dobrovolný a jeho neudělení nemá vliv na vyřízení žádosti o pozvánku ani na členství v komunitě. Souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím odkazu v každém newsletteru nebo na výše uvedeném kontaktním e-mailu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Údaje nezbytné k doložení udělení nebo odvolání souhlasu a k zajištění toho, abychom vám po odhlášení další newsletter neposlali, zpracováváme za účelem splnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje z registračního formuláře uchováváme po dobu vašeho členství v komunitě, protože je během této doby používáme k poskytování komunitních výhod, přihlašování na workshopy a personalizaci pozvánek. Pokud se členem nestanete, údaje vymažeme bez zbytečného odkladu po konečném vyřízení vaší žádosti. Po skončení členství údaje vymažeme nebo anonymizujeme bez zbytečného odkladu, pokud jejich delší uchování nevyžaduje právní předpis nebo není nezbytné pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Jméno a e-mailovou adresu pro newsletter zpracováváme do odvolání souhlasu. Po odvolání přestaneme newsletter zasílat; nezbytné údaje o udělení a odvolání souhlasu uchováme pouze po dobu nutnou k doložení splnění našich právních povinností nebo k ochraně právních nároků.

5. Uložení údajů a jejich příjemci

Údaje jsou uloženy v zabezpečené SQL databázi. Přístup k nim mají pouze pověřené osoby, které jej potřebují k výše uvedeným účelům. Údaje neprodáváme a nepoužíváme je k jiným účelům.

Na provozu webu, databáze nebo rozesílání e-mailů (newsletteru i potvrzení o přihlášce na akci) se mohou podílet naši smluvní poskytovatelé, kteří pro nás vystupují jako zpracovatelé osobních údajů:

• Supabase
• Resend
• Netlify

Osobní údaje zpracováváme primárně v rámci Evropské unie. Využíváme však také ověřené dodavatele IT služeb (např. Supabase pro databázovou infrastrukturu a Resend pro rozesílání e-mailů), kteří mohou mít sídlo nebo infrastrukturu v USA. Veškeré předávání osobních údajů mimo EU/EHP probíhá výhradně v souladu s GDPR na základě právních mechanismů, jako je rámec EU-U.S. Data Privacy Framework nebo Standardní smluvní doložky (SCC) schválené Evropskou komisí.

6. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR právo:

• získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a požadovat k nim přístup,
• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
• požadovat výmaz údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• získat údaje ve strojově čitelném formátu a předat je jinému správci,
• vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu,
• kdykoli odvolat souhlas se zasíláním newsletteru.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného v části 1. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

7. Personalizace a automatizované rozhodování

Při rozesílání pozvánek můžeme automaticky zařadit členy do skupin podle města a věku. Díky tomu posíláme pozvánky zejména lidem, pro které je místo a obsah akce relevantní, a nezletilým neposíláme pozvánky na akce spojené s alkoholem. Toto jednoduché profilování nemá právní ani jiné obdobně významné účinky. Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné důsledky.

8. Registrace na jednotlivé akce a workshopy

Kromě registrace do komunity pořádáme jednotlivé akce a workshopy, na které se přihlašuje samostatným formulářem na stránce dané akce. Přihlásit se může kdokoli, komu odkaz na přihlášku poskytneme, bez ohledu na to, zda je členem komunity GrowHub.

Každá akce má trochu jiný formulář podle toho, co organizátor pro její konání potřebuje vědět – nejde je proto všechny popsat jmenovitě. Tento oddíl proto popisuje obecný rámec, který platí pro všechny akce; u konkrétních doplňkových údajů, které vyžaduje jen daná akce, najdete konkrétní informaci o účelu a právním základu přímo u příslušného pole formuláře, případně v poznámce pod odesílacím tlačítkem.

Jaké údaje zpracováváme

Vždy zpracováváme jméno a příjmení a e-mailovou adresu. Podle povahy akce dále případně telefonní číslo a další údaje potřebné k jejímu zajištění – typicky například počet a věk účastníků, stravovací omezení nebo souhlas s fotografováním. Rozsah těchto doplňkových údajů se u jednotlivých akcí liší a je vždy vidět přímo ve formuláři před odesláním přihlášky.

Právní základ

Jméno, e-mail, telefon a další údaje nezbytné k zajištění vaší účasti zpracováváme za účelem provedení opatření přijatých na vaši žádost před uzavřením smlouvy a plnění této smlouvy – zajištění vaší účasti na akci – podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Údaje potřebné k organizaci akce (např. vedení seznamu přihlášených, komunikace o změnách) zpracováváme také na základě našeho oprávněného zájmu na řádném průběhu akce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Poskytnutí údajů označených ve formuláři jako povinné je nutné k vyřízení přihlášky. Pokud je neposkytnete, nemůžeme vaši účast na akci zajistit.

Zvláštní kategorie údajů (např. údaje o zdraví)

Pokud formulář obsahuje volné textové pole, do kterého můžete dobrovolně uvést údaj o zdraví (např. alergii nebo jiné omezení kvůli vaší bezpečnosti na akci), takové pole nikdy nevyžadujeme jako povinné. Jeho vyplnění je vždy dobrovolné a představuje váš výslovný souhlas se zpracováním podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, výhradně za účelem zajištění vaší bezpečnosti na dané akci. Bez tohoto souhlasu takový údaj nezpracováváme.

Fotografie a videozáznam

Z některých akcí pořizujeme fotografie nebo videozáznam pro účely propagace GrowHub na webu a sociálních sítích. Zda se to týká konkrétní akce a jak se zpracování řídí, uvádíme vždy přímo u přihlašovacího formuláře dané akce. U dospělých účastníků je právním základem zpravidla náš oprávněný zájem na propagaci komunity podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, proti kterému můžete kdykoli vznést námitku u organizátora nebo fotografa přímo na místě. Je-li na fotografii nebo videu rozpoznatelné dítě, zpracováváme takový záznam vždy jen na základě výslovného souhlasu zákonného zástupce, ne na základě oprávněného zájmu ani mlčky předpokládaného nesouhlasu.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje z přihlášky na akci uchováváme po dobu nezbytnou k jejímu zajištění, nejdéle však 12 měsíců od jejího konání. Delší dobu je uchováváme jen tehdy, pokud to vyžaduje zvláštní právní předpis nebo je to nezbytné pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. Pokud svou přihlášku zrušíte, záznam o zrušené přihlášce si ponecháváme jen po dobu potřebnou k prokázání, že ke zrušení došlo.

Uložení a příjemci

Údaje jsou uloženy ve stejné databázi a u stejných zpracovatelů jako u registrace do komunity, viz část 5. Potvrzení o přijetí přihlášky vám posíláme prostřednictvím tam uvedeného zpracovatele pro odesílání e-mailů.